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  • ショウ先生

接电话也有大学问2

“接电话”,在任何企业,都是非常重要的。为什么这么说呢?比如当我们遇见一个不认识的人的时候,见到他(她)的第一印象,对我们之后的相处会产生很重大的影响。虽然电话是看不对对方的,但接起电话的那第一声,也是给他人一种印象。而且是一种看不见的“第一印象”。精神饱满的一句“您好”,和慵慵懒懒的一句“您好”,可谓千差万别。

以下,就介绍一些针对职场新人的小贴士。


小贴士一:端正坐姿


因为是电话,没人看的见,所以想怎么坐就怎么坐。有没有人不经意间就是这样的?一边翘着二郎腿,一边接电话;一边“葛优躺”,一边接电话……哪怕别人并不能看到你,但是透过你的声音,对方能感觉到你的态度!而你的态度,就如上文所述,就是你公司的形象!

特别注意,不要一边喝水、吃东西,一边接电话!请一定放下你手中的杯子和筷子,接完电话再继续吃喝。这种行为是立马就会暴露的,会给对方你并不认真工作,并不把对方放在眼里的感觉。如果你打电话,对面还吃吃喝喝的,你会信任对方吗?

另外,端正坐姿也是为了给同事们看到你认真的态度。对方可能看不到,但你的同事可是全都看在眼里。他们可能不会说什么,但心里已经把你的位置下放了一个级别——下次找他(她)做事,可能要盯着点,我可不放心交代给这样的人!

所以,接电话的时候,建议一定要端正自己的坐姿。请想象对方就坐在你的面前和你说这话。


小贴士二:记住流程


如何仅从电话的对应就让对方觉得你很靠谱呢?记住流程是关键。

1.电话响起后,尽量早点接起。用响亮的声音问候

「おはようございます」「お待たせしました」

2.报上自己公司的名字,这样显得有礼貌

「○○社の△△でございます」

3.确认对方的名字,防止出错。

「○○様でいらっしゃいますね」

「恐れ入りますが、お名前をもう一度お願いいたします」

4.记得要说日式的问候语、开场白

「いつもお世話になっております。」

5.询问要件,并且复述一遍,防止出错,让对方能有安心感

「復唱いたします」「○○でよろしいでしょうか」

6.最后报上自己的姓名,

「私、△△が承りました」

7.记得说结束语

「お電話ありがとうございました」「失礼いたします」



小贴士三:挂电话也很重要


挂电话也是很重要的一步。前面都最得很好,最后却急匆匆地大力怪断,会让人觉得很不舒服,没有礼貌。确认对方挂断后,再轻轻地挂断电话。

怕自己挂太大声的话,建议可以用手指。用手指去挂断,之后再把听筒放回去。这样就万无一失了。


小贴士四:准备好自己的memo


日本的职场,新人积不积极地去接电话,是很影响大家在公司的形象的。但往往接到的电话未必是找自己的。新人由于对公司、对同事的情况还不了解,也由于要用外语交流,会忘记要说什么。

所以,建议一开始可以准备好自己专用的便条。事先在上面写上接到找前辈的电话时该确认的事项,这样就可以防止因为太紧张或者没搞清楚状况而忘记确认。

那些事项如下:

1、对方公司・部门・职位、姓名

2、对方的联络方式(电话或Email)

3、对方打电话来的目的(事由)

4、需要同事回来后做什么?(等对方再打来、确认邮件、让同事打电话去、留下传话……)

5、自己的部门、姓名

6、日期

这样,就不会忘记该确认的事项,造成不必要的麻烦。


以上这些就是“接电话”的基本功了。接电话只是小小的一件事,但能有礼貌的去对待每一件日常小事,这样的态度一定会让周围人对大家更有好感!信任也是这样一点一滴地累积起来的。


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この記事を書いた人


ショウ先生

思高就職塾 講師

中国上海市出身


上海の大学の日本語学科を卒業後、大学院進学のため2010年に来日。

大学院卒業後は日系企業3社で7年以上に渡り人事領域(採用・研修等)の業務に従事。

日本での長年の社会人経験と現役人事の視点から、中国人の就活生、若手社会人向けに役立つ情報をブログ記事で発信中。

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